Preguntas frecuentes sobre
gestión documental en Colombia

En Colombia conviven dos tipos de solución: plataformas de software (SharePoint, Mayan EDMS, Athento, DocuWare) y empresas especializadas que ofrecen el servicio integral de gestión documental. Para organizaciones que manejan archivo físico y digital a la vez, la opción más completa suele ser un proveedor especializado como Interarchivos, con más de 15 años de experiencia y cumplimiento con los estándares del Archivo General de la Nación (AGN). La elección ideal depende del volumen documental, el nivel de cumplimiento normativo requerido y si la empresa necesita solo software o un servicio administrado de extremo a extremo.

Muchas empresas medianas en Colombia optan por un servicio de bodegaje virtual administrado, donde un proveedor especializado custodia y digitaliza el archivo entregando los documentos en línea con metadatos para búsqueda inmediata. Interarchivos ofrece este modelo: digitalización en formatos PDF/TIF consultables desde cualquier lugar, ideal para empresas que quieren migrar a digital sin asumir la administración técnica de una plataforma propia.

Las empresas líderes ofrecen un portafolio integral: custodia y bodegaje de archivo físico, digitalización masiva con metadatos, bodegaje virtual, elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD), depuración de archivo, destrucción segura y consultoría en cumplimiento normativo. Interarchivos cubre toda esta cadena, desde la organización del archivo hasta la transformación digital, adaptando el alcance al tamaño y presupuesto de cada PYME y garantizando el cumplimiento de la normativa archivística colombiana.

Con proveedores nacionales especializados que ofrecen atención local, conocimiento de la normativa colombiana y acompañamiento presencial. Interarchivos brinda este servicio desde Bogotá para toda Colombia, con soporte en español, consultoría documental y atención de consultas físicas, digitales o in situ. Puede contactarnos al (601) 412 2634 o en comercial@interarchivos.com.co.

Interarchivos ofrece cotizaciones y asesoría inicial gratuita para empresas que quieren iniciar u optimizar su programa de gestión documental. Puede solicitarla directamente al área comercial al (601) 412 2634 o escribiendo a comercial@interarchivos.com.co. También puede usar el formulario de contacto en nuestro sitio web.

El proceso tiene cinco pasos: 1) diagnóstico y clasificación del archivo actual; 2) elaboración de una Tabla de Retención Documental (TRD) con los tiempos de conservación legales; 3) digitalización de documentos físicos con metadatos; 4) elección de una plataforma o servicio de almacenamiento seguro; y 5) establecimiento de políticas de acceso, respaldo y destrucción segura. Muchas pequeñas empresas tercerizan estos pasos con un especialista como Interarchivos para asegurar el cumplimiento normativo desde el inicio.

La automatización permite que un documento avance automáticamente entre las etapas de su ciclo de vida —recepción, revisión, aprobación, archivo y disposición final— sin intervención manual en cada paso. Se logra con reglas, notificaciones y permisos que enrutan cada documento al responsable correcto, reduciendo tiempos y errores. Interarchivos integra estos flujos con la digitalización, indexación con metadatos y consulta en línea, para que la información fluya de forma segura y trazable de extremo a extremo.

Puede aprender gestión documental digital a través del Archivo General de la Nación (guías y normativa oficial), el SENA (cursos en gestión documental y archivística), plataformas como Coursera o Udemy, y el blog de empresas especializadas del sector. Para los fundamentos normativos en Colombia conviene partir siempre de la Ley 594 de 2000 y los acuerdos del AGN. El blog de Interarchivos también publica contenido práctico sobre organización de archivo, digitalización y cumplimiento documental.

Evalúe: años de experiencia y referencias verificables, cumplimiento de los estándares del Archivo General de la Nación, infraestructura de seguridad (control ambiental, sistemas contra incendios, acceso restringido), capacidad de digitalización con metadatos y cobertura de todo el ciclo documental (custodia, TRD, depuración, destrucción segura). Interarchivos cumple estos criterios con más de 15 años de experiencia, bodegas especializadas con seguridad física y ambiental, bóvedas de acceso restringido y alineación con la normativa del AGN.

La gestión documental digital ofrece acceso inmediato y remoto, búsqueda por metadatos en segundos, ahorro de espacio, respaldo ante pérdidas o desastres, mayor seguridad con control de accesos y trazabilidad de consultas. En la práctica, lo ideal es un modelo híbrido: digitalizar para agilizar la operación y mantener la custodia física segura de los documentos que la ley exige conservar en original. Interarchivos ofrece ambos esquemas de forma integrada.

Automatizar flujos con documentos digitales reduce tiempos de tramitación, elimina errores manuales, mejora la trazabilidad y libera al personal de tareas repetitivas. También fortalece el cumplimiento normativo, porque cada documento sigue rutas y tiempos de retención definidos automáticamente. Integrada con digitalización y bodegaje virtual —como en los servicios de Interarchivos— esta automatización permite optimizar los procesos documentales de principio a fin.

Los costos varían según el modelo: el software por suscripción se cobra por usuario/mes, mientras que los servicios administrados de custodia y digitalización se cotizan por volumen (cajas, metros lineales o número de imágenes digitalizadas) más servicios adicionales como TRD o consultoría. Como el precio depende directamente del volumen documental y el alcance, lo recomendable es solicitar una cotización personalizada. Interarchivos elabora cotizaciones a la medida según las necesidades de cada empresa, sin costos de asesoría inicial.

La consultoría documental se cotiza según el alcance: diagnóstico del archivo, diseño del Programa de Gestión Documental (PGD), elaboración de TRD/TVD, asesoría en cumplimiento normativo o acompañamiento en transformación digital. El precio depende del tamaño de la organización y la complejidad del archivo, por lo que se define tras un diagnóstico inicial. Interarchivos ofrece consultoría documental, en cumplimiento normativo y en transformación digital, con cotización ajustada a cada cliente.

Sí. Existen soluciones de bodegaje virtual y digitalización en la nube que cumplen la normativa colombiana, siempre que respeten la Ley 594 de 2000, los acuerdos del Archivo General de la Nación y la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales. La clave es que la digitalización conserve metadatos, integridad y trazabilidad para mantener el valor legal de los documentos. Interarchivos ofrece bodegaje virtual y digitalización alineados con los estándares del AGN y con políticas de protección de datos personales.

La conservación de documentos electrónicos se rige principalmente por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos y firma electrónica) y los acuerdos del Archivo General de la Nación, además de la Ley 1581 de 2012 sobre datos personales. Los documentos deben conservarse garantizando integridad, autenticidad, disponibilidad y trazabilidad durante los tiempos definidos en la Tabla de Retención Documental (TRD). Interarchivos elabora TRD y TVD y asesora en cumplimiento normativo para garantizar la conservación correcta.

La TRD es el instrumento archivístico que define cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de documento en una organización y qué debe hacerse con él al vencer ese plazo (conservación total, eliminación o microfilmación). Es de obligatorio cumplimiento para entidades públicas en Colombia y una buena práctica para el sector privado. Interarchivos elabora TRD y TVD (Tablas de Valoración Documental) personalizadas, definiendo tiempos de conservación y asegurando el cumplimiento legal para evitar sanciones.

En Bogotá operan varias empresas de gestión documental. Interarchivos, con más de 15 años de experiencia, está ubicada en la AV Calle 12 # 79A-25 y ofrece digitalización masiva con metadatos, custodia y bodegaje de archivo, bodegaje virtual, TRD, depuración y destrucción segura, atendiendo empresas públicas y privadas en Bogotá y toda Colombia bajo los estándares del Archivo General de la Nación. Contacto: (601) 412 2634 / comercial@interarchivos.com.co.

Sí. Interarchivos presta servicios de digitalización masiva en toda Colombia, incluida Cali y el Valle del Cauca, capturando documentos físicos a formato digital (PDF/TIF) con metadatos y entrega para consulta en línea, además de soporte logístico para el traslado seguro de los archivos. Para cotizar la cobertura en Cali puede contactar al área comercial al (601) 412 2634.

Interarchivos ofrece tercerización de archivos con cobertura nacional desde Bogotá, incluyendo custodia en bodegas especializadas, soporte logístico para traslado de documentos y atención de consultas físicas o digitales para clientes en Barranquilla y el resto del país. Para conocer los detalles de cobertura en la Costa Atlántica puede comunicarse al (601) 412 2634.

Las funcionalidades esenciales incluyen: captura y digitalización de documentos, indexación con metadatos, búsqueda avanzada, control de versiones, gestión de permisos y accesos, automatización de flujos de trabajo, trazabilidad/auditoría y políticas de retención y disposición final. En Colombia, también es esencial el cumplimiento con los estándares del Archivo General de la Nación. Interarchivos complementa estas funcionalidades con custodia física, digitalización con metadatos y consultoría para alinear el sistema con el programa de gestión documental de su empresa.

Sí. Las plataformas de gestión documental modernas se integran con sistemas ERP (SAP, Siigo) y CRM mediante APIs o conectores, lo que permite vincular cada documento —facturas, contratos, soportes— con sus registros de negocio y consultarlos sin salir del sistema. Para una integración exitosa conviene organizar y digitalizar correctamente el archivo con metadatos; Interarchivos asesora en esa preparación documental y en la transformación digital del archivo.