La gestión de documentos en las organizaciones está sujeta a una serie de normativas que aseguran su correcta administración y conservación. Una de las leyes clave en Colombia que regula...
Organización de Archivo - Gestión documental en Bogotá - Colombia
Interarchivos ofrece soluciones avanzadas en gestión documental en Colombia, garantizando seguridad y eficiencia.
Servicios de Gestión Documental en Colombia
Análisis, categorización y ubicación de documentos físicos, híbridos y digitales en bodegas especializadas que garantizan la conservación y confidencialidad del archivo.
Traslado de cajas, unidades documentales y medios magnéticos con altos estándares de seguridad.
Captura de documento físico a digital para entrega en diferentes formatos como PDF o TIF, permitiéndole a nuestros clientes la visualización en línea desde cualquier lugar.
Clasificación, indexación y almacenamiento de documentos físicos, híbridos y digitales en bodegas especializadas que garantizan la conservación y seguridad de la información.
Protección, almacenamiento y preservación de documentos electronicos.
Custodia y preservación de unidades para almacenamientos de datos como USB, CD, DVD y Medios Magnéticos.
Ofrecemos gestión documental segura y eficiente, liberando tiempo y espacio para su empresa. Nos encargamos de custodia, digitalización y destrucción segura, asegurando acceso rápido y cumplimiento normativo.
Creamos TRD y TVD para optimizar sus archivos, definiendo tiempos de conservación y asegurando cumplimiento legal. Así, evitamos acumulación innecesaria y facilitamos la destrucción segura.
evaluamos, clasificamos y eliminamos documentos obsoletos con seguridad y cumpliendo normativas para optimizar espacio.
Recibimos y gestionamos consultas y correspondencia en cualquier formato, con distribución interna y externa en las instalaciones del cliente.
Ofrecemos bóvedas exclusivas para clientes con altos requerimientos de privacidad. Equipadas con cámaras de vigilancia y acceso restringido por clave, garantizan máxima protección.
Brindamos experiencia para que las empresas inicien o optimicen su Programa de Gestión Documental, adaptándonos a sus necesidades y asegurando buenas prácticas y cumplimiento normativo.
Asesoramos en políticas de retención y disposición documental para asegurar conformidad legal.
Ayudamos a las empresas en su transformación hacia lo digital, no solo digitalizando, los asesoramos en la optimización de procesos documentales
Interarchivos: Líder en Gestión Documental en Colombia
Con más de 15 años en el sector, Interarchivos S.A.S. se destaca en Colombia por su enfoque interdisciplinario en la gestión documental. Nuestros métodos avanzados garantizan la protección de datos y establecen altos estándares de organización y eficiencia, ofreciendo soluciones rápidas y económicas. Este compromiso con la seguridad y efectividad nos posiciona como líderes en servicios de gestión documental en Colombia, brindando resultados confiables y efectivos a nuestros clientes.
Preguntas Frecuentes
QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA?
La gestión documental en Colombia abarca procesos y prácticas para administrar documentos de forma eficiente y organizada a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye la creación, uso, almacenamiento, conservación, recuperación y disposición final de documentos tanto físicos como electrónicos. Además de optimizar la eficiencia operativa y el uso del espacio, la gestión documental en Colombia asegura el cumplimiento de normativas legales, como la Ley General de Archivos y la protección de datos personales según la Ley 1581 de 2012.
¿QUE ES LA CUSTODIA FÍSICA Y DIGITAL DE DOCUMENTOS?
La custodia física de documentos consiste en almacenarlos de forma segura en instalaciones especializadas con control de temperatura y sistemas de seguridad avanzada. Este servicio es esencial para empresas con grandes volúmenes de documentos en papel, como bufetes de abogados o clínicas médicas.
En Colombia, la custodia física es fundamental debido a normativas como la Ley General de Archivos, que regula la gestión de documentos oficiales.
Por otro lado, la custodia digital permite conservar documentos electrónicos de manera segura mediante sistemas como la nube o discos duros encriptados, cumpliendo con la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) en Colombia.
Ambos tipos de custodia son vitales para proteger la información y cumplir con las normativas, ayudando a las empresas a ser competitivas y seguras.
COMO FUNCIONA LA DIGITALIZACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS?
La digitalización masiva de documentos transforma documentos físicos en archivos electrónicos mediante escáneres de alta velocidad. Estos archivos se gestionan en sistemas digitales, lo que facilita la organización y el acceso rápido a la información.
QUE BENEFICIOS OFRECE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y LA CUSTODIA DE ARCHIVOS?
La organización de archivos facilita el acceso rápido a la información y mejora la eficiencia operativa. Además, la custodia de archivos garantiza la seguridad y protección de documentos contra pérdidas y accesos no autorizados.
QUE PROCESOS SE SIGUEN PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
Para elaborar tablas de retención documental, se siguen estos procesos clave:
Identificación de Documentos: Los documentos se identifican y clasifican según su tipo y función dentro de la organización.
Determinación de Plazos de Conservación: Se establecen los tiempos durante los cuales los documentos deben conservarse activamente.
Definición de Disposición Final: Se decide si los documentos deben ser conservados permanentemente, eliminados o transferidos a archivos históricos.
Aprobación y Documentación: Se documentan y aprueban los criterios y decisiones en las tablas de retención por las autoridades de la organización.
Estos pasos aseguran una gestión de documentos eficiente y conforme a la normativa.
COMO SE ASEGURA LA CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN FORMATO DIGITAL?
La confidencialidad y seguridad de la información digital se garantiza mediante estas medidas clave:
Encriptación: Los datos sensibles se encriptan para protegerlos de accesos no autorizados.
Acceso Controlado: Se utilizan sistemas de gestión de acceso que limitan quién puede ver o modificar la información.
Firewalls y Seguridad de Red: Firewalls y medidas de seguridad de red protegen contra intrusiones externas.
Auditorías y Monitoreo: Auditorías regulares y monitoreo continuo permiten detectar y responder a accesos no autorizados.
Respaldo y Recuperación: Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación aseguran la disponibilidad de la información.
Cumplimiento Normativo: Se cumplen normativas de protección de datos y seguridad de la información.
Estas medidas integradas protegen la confidencialidad e integridad de los datos sensibles frente a amenazas.
COMO PUEDEN LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE INTERARCHIVOS TRANSFORMAR LA EFICIENCIA OPERATIVA DE MI EMPRESA?
Los servicios integrales de gestión documental de Interarchivos transforman la eficiencia operativa de tu empresa de las siguientes maneras:
Digitalización y Organización: Convierte documentos físicos a formatos digitales para facilitar la búsqueda y acceso rápido.
Almacenamiento Seguro: Proporciona almacenamiento seguro para documentos físicos y electrónicos, ahorrando espacio y protegiendo contra pérdidas.
Acceso Remoto y Colaboración: Permite el acceso seguro desde cualquier ubicación, facilitando la colaboración entre equipos y oficinas.
Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con regulaciones de gestión y conservación documental para asegurar conformidad legal.
Optimización de Procesos: Automatiza flujos de trabajo de gestión documental, reduciendo tiempos de búsqueda y minimizando errores.
Seguridad y Confidencialidad: Implementa medidas avanzadas para proteger la información sensible y confidencial.
En resumen, Interarchivos mejora la gestión documental de tu empresa, aumentando la eficiencia operativa y garantizando seguridad y cumplimiento legal.
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