Organización de Archivo - Gestión documental en colombia

Interarchivos ofrece soluciones avanzadas en gestión documental en Colombia, garantizando seguridad y eficiencia.

Servicios de Gestión Documental en Colombia

Análisis, categorización y ubicación de documentos físicos, híbridos y digitales en bodegas especializadas que garantizan la conservación y confidencialidad del archivo.

Traslado de cajas, unidades documentales y medios magnéticos con altos estándares de seguridad.

Captura de documento físico a digital para entrega en diferentes formatos como PDF o TIF, permitiéndole a nuestros clientes la visualización en línea desde cualquier lugar.

Clasificación, indexación y almacenamiento de documentos físicos, híbridos y digitales en bodegas especializadas que garantizan la conservación y seguridad de la información.

Protección, almacenamiento y preservación de documentos electronicos.

Custodia y preservación de unidades para almacenamientos de datos como USB, CD, DVD y Medios Magnéticos.

Interarchivos: Líder en Gestión Documental en Colombia

Con más de 15 años en el sector, Interarchivos S.A.S se destaca por su enfoque interdisciplinario en la Gestión Documental en Colombia. Nuestros métodos avanzados aseguran la protección de datos y elevan los estándares de organización y eficiencia, brindando soluciones rápidas y económicas. Este compromiso con la seguridad y la eficacia nos posiciona como líderes en servicios de gestión documental en Colombia, ofreciendo a nuestros clientes resultados confiables y efectivos.

Conocenos

Preguntas Frecuentes

QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA?

La gestión documental en Colombia se refiere al conjunto de procesos y prácticas para administrar de manera eficiente y organizada los documentos durante todo su ciclo de vida. Esto incluye la creación, uso, almacenamiento, conservación, recuperación y disposición final de documentos físicos y electrónicos. La gestión documental en Colombia no solo busca mejorar la eficiencia operativa y optimizar el espacio físico, sino también asegurar el cumplimiento de normativas legales como la Ley General de Archivos y la protección de datos personales según la Ley 1581 de 2012.

¿QUE ES LA CUSTODIA FÍSICA Y DIGITAL DE DOCUMENTOS?

La custodia física de documentos implica guardarlos de manera segura en instalaciones especializadas con condiciones controladas como temperatura y seguridad avanzada. Es esencial para empresas con muchos documentos en papel, como bufetes de abogados o clínicas médicas.

En Colombia, la custodia física es crucial por normativas como la Ley General de Archivos, que regula la gestión de documentos oficiales.

Por otro lado, la custodia digital conserva documentos electrónicos de forma segura, usando sistemas como la nube o discos duros encriptados. Cumple con leyes como la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) en Colombia.

Ambas formas de custodia son clave para proteger información y cumplir normativas, ayudando a empresas a mantenerse competitivas y seguras.

COMO FUNCIONA LA DIGITALIZACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS?

La digitalización masiva de documentos convierte documentos físicos en archivos electrónicos usando escáneres rápidos. Estos archivos se gestionan en sistemas electrónicos, facilitando la organización y acceso rápido a la información.

QUE BENEFICIOS OFRECE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y LA CUSTODIA DE ARCHIVOS?

La organización de archivos ofrece beneficios como facilitar el acceso rápido a la información y mejorar la eficiencia operativa. La custodia de archivos asegura la seguridad y protección de los documentos contra pérdidas y accesos no autorizados.

QUE PROCESOS SE SIGUEN PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

 

Para elaborar tablas de retención documental, se siguen varios procesos clave:

  1. Identificación de Documentos: Se identifican y clasifican los documentos según su tipo y función dentro de la organización.

  2. Determinación de Plazos de Conservación: Se establecen los períodos de tiempo durante los cuales los documentos deben ser conservados activamente.

  3. Definición de Disposición Final: Se decide si los documentos deben ser conservados permanentemente, eliminados o transferidos a archivos históricos.

  4. Aprobación y Documentación: Se documentan los criterios y decisiones en las tablas de retención documental, que deben ser aprobadas por las autoridades competentes de la organización.

Estos procesos aseguran una gestión eficiente y legalmente conforme de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

COMO SE ASEGURA LA CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN FORMATO DIGITAL?

La confidencialidad y seguridad de la información en formato digital se asegura mediante varias medidas clave:

  1. Encriptación: Los datos sensibles se encriptan para protegerlos contra accesos no autorizados.

  2. Acceso Controlado: Se implementan sistemas de gestión de accesos que limitan quién puede ver o modificar la información.

  3. Firewalls y Seguridad de Red: Se utilizan firewalls y medidas de seguridad de red para proteger contra intrusiones desde el exterior.

  4. Auditorías y Monitoreo: Se realizan auditorías regulares y monitoreo continuo para detectar y responder a cualquier intento de acceso no autorizado.

  5. Respaldo y Recuperación: Se realizan copias de seguridad periódicas y se implementan planes de recuperación de desastres para asegurar la disponibilidad continua de la información.

  6. Cumplimiento Normativo: Se cumplen normativas locales e internacionales relacionadas con la protección de datos personales y la seguridad de la información.

Estas medidas combinadas ayudan a garantizar que la información digital esté protegida contra amenazas y accesos no autorizados, asegurando la confidencialidad y la integridad de los datos sensibles.

COMO PUEDEN LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE INTERARCHIVOS TRANSFORMAR LA EFICIENCIA OPERATIVA DE MI EMPRESA?

Los servicios integrales de gestión documental de Interarchivos pueden transformar la eficiencia operativa de tu empresa de varias formas:

  1. Digitalización y Organización: Transforman documentos físicos en formatos digitales, facilitando la búsqueda y acceso rápido a la información.

  2. Almacenamiento Seguro: Ofrecen almacenamiento seguro de documentos físicos y electrónicos, reduciendo el espacio necesario y protegiendo contra pérdidas y daños.

  3. Acceso Remoto y Colaboración: Permiten el acceso seguro a documentos desde cualquier ubicación, facilitando la colaboración entre equipos y sedes.

  4. Cumplimiento Normativo: Ayudan a cumplir con regulaciones locales e internacionales sobre gestión y conservación de documentos, asegurando la conformidad legal.

  5. Optimización de Procesos: Mejoran la eficiencia al automatizar flujos de trabajo relacionados con la gestión documental, reduciendo tiempos de búsqueda y errores.

  6. Seguridad y Confidencialidad: Implementan medidas avanzadas de seguridad para proteger la información sensible y confidencial.

En resumen, Interarchivos puede mejorar significativamente la gestión documental de tu empresa, aumentando la eficiencia operativa y garantizando la seguridad y cumplimiento normativo en la gestión de documentos.

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