Gestión Documental en Bogotá y Colombia

Empresas de Custodia de Documentos: Seguridad y Control Total

Optimiza el espacio de tu oficina y protege la información más valiosa de tu negocio. Custodia física y digital con altos estándares de seguridad y acceso inmediato para auditorías.

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Nuestros Servicios

Protección Integral para tu Archivo

Entendemos que la custodia de documentos es esencial para el éxito de tu empresa. Gestionamos y protegemos tus archivos con el más alto nivel de confidencialidad.

Custodia Física de Documentos

Aplicamos metodologías avanzadas para mantener tu documentación empresarial ordenada, regulada y protegida, cumpliendo rigurosamente con los requisitos legales colombianos.

Custodia de Medios Magnéticos

Asegura que tus dispositivos de almacenamiento estén protegidos en bóvedas de seguridad, evitando pérdidas o daños y garantizando su conservación a largo plazo.

Custodia de Documentos de Valor

Ofrecemos protección especializada para documentos críticos como pagarés, libranzas, garantías, patentes y privados. Garantizamos un acceso limitado y 100% seguro.

Innovación en Gestión Documental

El Proceso de Custodia de Documentos

Asumir el deber de custodia de documentos no tiene por qué ser complejo. En Interarchivos nos encargamos de la revisión, codificación y categorización estratégica, ahorrándote tiempo y recursos en tus procesos.

Metodología de Custodia de Información

01

Depósito y Tratamiento

Recepción y manejo adecuado de tus archivos para iniciar la custodia de documentos administrativos y generales bajo los mejores estándares.

02

Etiquetación por Códigos

Organización clara y precisa mediante referencias para garantizar que encuentres tu información cuando más la necesites.

03

Conservación y Seguridad

Mantenimiento en condiciones óptimas para asegurar la integridad física de toda tu papelería empresarial a lo largo del tiempo.

04

Infraestructura Segura

Interfaz y espacios diseñados para un acceso fácil y seguro, ideal para simplificar las auditorías internas o externas de tu empresa.

Ventajas de Nuestro Servicio

Al confiar en Interarchivos para proteger tu información, tu empresa obtendrá beneficios inmediatos:

  • Reducción de costos y optimización del espacio de almacenamiento.
  • Mayor seguridad y confidencialidad garantizadas.
  • Ahorro significativo de tiempo y recursos operativos.
  • Control total sobre el crecimiento de la documentación.
  • Impacto positivo ambiental y económico al reducir el uso de papelería.
Servicio de custodia de documentos contables y auditorías
Auditorías y Cumplimiento

Seguridad y Confidencialidad Garantizadas

El verdadero significado de custodia de documentos va más allá del almacenamiento. Significa tener tu información protegida y organizada en las mejores manos. Con nosotros, realizar auditorías internas o externas nunca ha sido tan fácil.

Tiempo de custodia de documentos

Aseguramos la conservación de tus archivos durante los periodos exactos que exige la normativa para tu sector.

Custodia de documentos contables

Acceso rápido y eficiente a toda tu documentación financiera, ordenada y lista para ser utilizada cuando más lo necesites.

Resolvemos tus dudas

Preguntas Frecuentes sobre Gestión Documental

Conoce más sobre el deber de custodia de documentos y cómo Interarchivos optimiza los procesos de tu empresa.

¿Cuál es el tiempo de custodia de documentos en Colombia?

El tiempo de custodia de documentos varía según su naturaleza. Los documentos contables y financieros suelen requerir una conservación mínima de 10 años. Otros archivos, como las historias laborales o documentos públicos, pueden tener tiempos de retención mucho más largos según las Tablas de Retención Documental (TRD) aplicables a cada sector.

¿Qué significa el deber de custodia de documentos para mi empresa?

El significado de custodia de documentos implica la responsabilidad legal y administrativa de proteger la información de la empresa contra pérdidas, daños o accesos no autorizados. Delegar este deber en empresas de custodia de documentos como Interarchivos garantiza el cumplimiento normativo y evita sanciones.

¿Puedo acceder a mi información si necesito atender una auditoría?

Sí, absolutamente. Nuestra metodología de etiquetación por códigos permite una ubicación exacta y un acceso rápido a tu archivo. Esto simplifica enormemente la atención de auditorías internas o externas, entregándote la información física o digitalizada justo cuando la necesitas.

¿Qué medidas toman para la custodia de medios magnéticos y documentos de valor?

La custodia de información en medios magnéticos (discos duros, cintas) y documentos de valor (pagarés, garantías) se realiza en bóvedas de alta seguridad. Estas cuentan con condiciones climáticas controladas, sistemas contra incendios y acceso estrictamente limitado para garantizar su conservación a largo plazo.

¿Necesitas asesoría personalizada?

Escríbenos ahora mismo y un experto evaluará el volumen de tu archivo.

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