Un servicio diseñado para empresas que manejan grandes volúmenes de archivo
Cuando una organización crece, el archivo crece más rápido que los procesos que lo controlan. Carpetas, cajas, bodegas y documentos históricos comienzan a dificultar la búsqueda de información, aumentan el riesgo de pérdida y ralentizan la operación administrativa. La digitalización no es solo escanear: es convertir ese caos físico en un sistema funcional.
Qué tipo de archivos trabajamos
Atendemos empresas que manejan contratos, historias laborales, contabilidad, documentación legal, expedientes administrativos, archivos clínicos, planos y soportes tributarios. Cada tipo de documento recibe un tratamiento acorde a su nivel de confidencialidad, valor legal y frecuencia de consulta.
Cómo convertimos el archivo físico en información utilizable
Todo proyecto inicia con un diagnóstico del archivo. Clasificamos, depuramos y preparamos los documentos antes de su captura digital. El escaneo se realiza con equipos profesionales y posteriormente cada archivo se organiza con metadatos que permiten búsquedas por nombre, fecha, número o área responsable. El resultado no son carpetas digitales desordenadas, sino un sistema consultable y confiable.
Seguridad, confidencialidad y control de la información
El manejo documental implica riesgos legales y operativos. Por eso nuestros procesos priorizan la trazabilidad, la integridad de los archivos y el control de accesos. Cada documento mantiene su correspondencia con el original físico, evitando alteraciones, pérdidas o accesos no autorizados.
Cumplimiento normativo y buenas prácticas archivísticas
Trabajamos bajo lineamientos archivísticos reconocidos en Colombia, aplicando criterios de conservación, autenticidad y disponibilidad. Esto permite que la información digital conserve su valor probatorio y reduzca contingencias legales derivadas de un manejo inadecuado del archivo.
Tecnología que facilita la consulta y el control
Los archivos digitalizados se entregan en sistemas compatibles con plataformas de gestión documental, servidores internos o nubes privadas. La información queda disponible para búsqueda avanzada, control de versiones y administración de permisos por usuario o área.
Servicio disponible en Bogotá y a nivel nacional
Atendemos empresas en Bogotá y en diferentes regiones del país que requieren transformar su archivo físico en sistemas digitales organizados, sin detener su operación y con acompañamiento profesional en cada etapa del proceso.
Solicite una evaluación de su archivo
Cuéntenos qué tipo de documentos maneja, cuántas cajas o carpetas tiene y qué nivel de acceso necesita. Nuestro equipo le entregará un diagnóstico claro y una propuesta acorde a la realidad de su archivo.